Pengertian Kearsipan – Fungsi, Sifat, Karakteristik, Jenis

Posted on

Kuliahpendidikan.com – Pada kesempatan kali ini kita kan membahas tentang pengertian kearsipan menurut para ahli, Fungsi dan juga jenis jenis nya yang akan kita bahas seperti yang ada di bawah ini.

Pengertian Kearsipan

Definisi kearsipan adalah kumpulan data yang ditulis, dicetak , atau diketik dalam bentuk angka, huruf, dan gambar dengan makna dan juga tujuan tertentu sebagai informasi dan juga bahan komunikasi yang dapat direkam dengan berbagai media,  misalya seperti. Kertas, kertas film dan media komputer.

Pengertian Kearsipan - Fungsi, Sifat, Karakteristik, Jenis

Pengertian Kearsipan Oleh Para Ahli

Untuk pemahaman yang lebih baik tentang arsip, kami dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut:

  1. Liang Gie

Menurut The Liang Gie, istilah arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara tertib dan terencana, karena mereka memiliki nilai yang membuatnya mudah untuk mengambilnya saat dibutuhkan.

  1. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, definisi arsip adalah menyimpan kertas di gudang yang baik sesuai aturan yang berlaku, sehingga kertas apa pun dapat dengan mudah dan cepat dipulihkan saat dibutuhkan.

  1. Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, definisi arsip adalah kumpulan dokumen yang secara berkala disimpan karena memiliki tujuan sehingga dapat dengan cepat dipulihkan saat dibutuhkan.

  1. I.G. Wursanto

Setelah I.G. Wursanto, pentingnya arsip adalah kegiatan dalam mengelola atau mengelola arsip menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat dengan mudah dan cepat dipulihkan jika diperlukan setiap saat.

  1. Yohannes Suraja

Menurut Yohannes Suraja, definisi arsip adalah teks atau catatan yang dibuat dan diterima oleh negara, organisasi swasta dan individu dalam kaitannya dengan suatu peristiwa atau hak dalam kehidupan mereka dan dalam gaya apa pun, secara individu atau dalam kelompok yang memiliki fungsi tertentu dan disimpan secara sistematis, sehingga ketika dibutuhkan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.

Fungsi Kearsipan

Definisi arsip menunjukkan bahwa pengarsipan memiliki dua tujuan utama, yaitu bukti tanggung jawab perusahaan atau implementasi bisnis, dan bahwa tidak setiap bidang pekerjaan di perusahaan atau pemerintah dibebani dengan menjaga arsip yang tidak lagi dibutuhkan menjadi.

Berkenaan dengan definisi arsip, kegiatan pengarsipan juga harus memiliki nilai penggunaan arsip yang dibagi menjadi fungsi primer dan nilai penggunaan sekunder.

  1. fungsi arsip utama; Nilai dalam penggunaan arsip didasarkan pada pentingnya membuat arsip sebagai dukungan untuk implementasi dan setelah selesainya kegiatan. Ini termasuk nilai administratif yang digunakan, nilai keuangan yang digunakan, nilai hukum yang digunakan dan nilai ilmiah dan teknologi yang digunakan.
  2. fungsi arsip sekunder; Yakni, nilai dalam penggunaan arsip berdasarkan kepentingan suatu lembaga / lembaga, individu, sebagai bukti material dan akuntabilitas. Ini termasuk nilai bukti dan nilai penggunaan informasi.

Sedangkan fungsi pendaftarannya sendiri diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, yaitu:

  • Fungsi dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis yang memerlukan arsip langsung dalam proses perencanaan atau implementasi. Dengan kata lain, arsip masih dapat digunakan secara langsung untuk kegiatan sehari-hari perusahaan.

Arsip memiliki fungsi dinamis. Dalam hal ini, arsip memiliki properti yang nilainya dan maknanya dapat sering berubah. Berdasarkan fungsi dinamis ini, arsip fungsi arsip dapat dibagi menjadi tiga area, yaitu arsip aktif, arsip setengah aktif dan arsip tidak aktif. Masing-masing dibedakan sesuai dengan kebutuhan arsip.

  • Fungsi statis

Tidak seperti arsip fungsi dinamis, catatan fungsi statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan dan penyebaran. Sederhananya, arsip statis tidak lagi digunakan untuk kegiatan sehari-hari atau kegiatan. Dengan demikian, arsip statis ini adalah sekelompok catatan yang baru saja mencapai nilai abadi sebagai tanggung jawab.

Sifat dan Karakteristik Kearsipan

Arsip dapat dilihat dari beberapa fitur dan karakteristik. Karakteristik arsip adalah sebagai berikut:

  1. Otentik: Arsip berisi informasi terkini, termasuk informasi tentang kapan dan di mana arsip dibuat / diterima, untuk tujuan kegiatan, dan sebagai bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip.
  2. Legal, Archive adalah proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan dan berfungsi sebagai bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan implementasi kegiatan.
  3. Setiap arsip unik, memiliki kronologi dan tidak dibuat dalam jumlah besar. Ketika arsip digandakan, mereka memiliki makna yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
  4. Dapat dipercaya, arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti yang valid dan bahan pendukung untuk melakukan kegiatan.

Jenis Kearsipan

Secara umum, arsip dapat dikelompokkan menjadi lima jenis. Ada beberapa jenis arsip berikut:

  1. Arsip Dinamis: Arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, implementasi dan pengorganisasian kehidupan nasional secara umum.
  2. Rekaman aktif, d. H. Catatan dinamis yang diperlukan dan digunakan secara langsung dan terus menerus untuk mengelola administrasi.
  3. Catatan tidak aktif, d. H. Catatan dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk manajemen berkurang.
  4. Arsip statis, yaitu arsip yang digunakan secara tidak langsung untuk merencanakan kehidupan dan kebangsaan secara umum, serta untuk administrasi administrasi negara.
  5. Arsip reproduksi, d. H. Arsip dengan bentuk dan isi yang sama dengan arsip asli.

Baca Juga:

Demikianlah penjelasan diatas semoga dapat bermanfaat dan juga berguna untuk teman teman sekalian. Terima kasih.