Pengertian Dokumentasi

Posted on

Kuliahpendidikan.com – Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang Pengertian Dokumentasi, Tujuan, Fungsi, Jenis dan kegiatan nya yang akan kita bahas seperti yang ada dibawah ini.

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah metode untuk memberikan berbagai jenis dokumen. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan bukti yang akurat dari catatan sumber informasi. Sumber-sumber informasi ini dapat berupa esai atau tulisan, surat wasiat, buku, undang-undang, dll. Dengan kata lain, pentingnya dokumentasi secara umum adalah kegiatan melakukan pencarian, penelitian, pengumpulan, pengendalian, penggunaan dan penyediaan dokumen yang berkaitan dengan suatu subjek tertentu.

Para ahli menyebut dokumentasi sebagai sesuatu yang ditulis atau dicetak dan semua objek yang memiliki koneksi dan informasi yang telah dipilih untuk pengumpulan, kompilasi, penyediaan atau distribusi. Karena itu, sangat penting bahwa dokumen itu ada.

Pengertian Dokumentasi

Fungsi Dokumentasi

Dibawah ini adalah beberapa fungsi dari dokmentasi,  yaitu:

  1. Berikan informasi terkait dengan konten dokumen untuk pihak-pihak yang membutuhkannya
  2. Sebagai jaminan integritas dan keaslian informasi yang terkandung dalam dokumen.
  3. Mencegah dokumen agar tidak rusak
  4. Sebagai bukti dan data yang terkait dengan informasi dalam dokumen.
  5. Sebagai alternatif penyimpanan fisik dan penyelamatan konten dokumen

Pengertian Menurut Ahli

Menurut Encyclopedia Britannica, pernyataan itu berarti bahwa dokumentasi adalah pemantauan dan kompilasi biografi menggunakan alat-alat seperti indeks, konten dan esai, serta metode tradisional, sehingga informasi dapat diambil. Yang terakhir,

Menurut IDF (International Decommissioning Federation), adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan dokumen dari semua jenis pada semua aktivitas manusia. Tujuan dokumentasi adalah untuk memperoleh informasi tentang pengetahuan dan bukti. Dokumentasi bertindak sebagai unit layanan di bidang dokumentasi, sebagai editor media untuk jurnal publikasi, alat dasar untuk menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah, untuk mengembangkan sistem manajemen dokumen, dll. Kegiatan dokumentasi dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan bahan, merekam isi dokumen, memproses dokumen, membuat dokumen dan dokumen. disajikan dan disebarluaskan dan dokumen-dokumen ini disimpan dan dikelola.

Baca Juga:  7 Contoh Surat Undangan Resmi dan Tidak Resmi

Pentingnya suatu peristiwa tidak akan lagi menjadi masalah jika tidak memenuhi persyaratan dokumentasi sebagai bukti. Dokumentasi menjadi sangat penting bagi seseorang atau organisasi perusahaan. Cara kerjanya, dokumentasi dapat menyimpan posisi Anda dalam tuduhan yang canggung. Atau bisa digunakan sebagai alat untuk menjatuhkan orang lain. Secara umum, dokumentasi dimiliki oleh beberapa institusi.

Baca Juga:

Fungsi Dokumentasi

Setelah kami memahami pentingnya dokumentasi, kami juga perlu tahu apa fungsinya. Ini termasuk fungsi dan fungsi dokumentasi umum dalam perusahaan.

  1. Fungsi dokumentasi umum
  • Memberikan informasi tentang konten dokumen kepada pengguna.
  • Memberikan bukti dan data yang akurat untuk informasi dokumen.
  • Melindungi dan menyimpan konten fisik dan dokumen.
  • Hindari merusak dokumen
  • Siapkan konten dokumen sebagai bahan penelitian bagi para ilmuwan.
  • Mengembangkan koleksi dokumen untuk negara dan negara.
  • Menjamin integritas dan keaslian informasi dan data yang terkandung dalam dokumen.
  1. Fungsi dokumentasi di perusahaan.

Ada banyak fungsi dokumentasi dalam suatu perusahaan, yang meliputi:

  • Sebagai memori perusahaan untuk mengelola agensi
  • Mendukung dengan keputusan, perencanaan dan pemantauan.
  • Digunakan sebagai bukti
  • Ini digunakan sebagai referensi bagi pengunjung.
  • Memberikan informasi tentang keuangan, sumber daya manusia, dan hal-hal lain yang kemudian akan dibutuhkan oleh berbagai tim manajemen.
  • Untuk kebutuhan pelatihan karyawan baru.
  • Menjaga hubungan bisnis dengan komunitas, terutama dengan pelanggan.

Tugas dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang telah disebutkan dalam penjelasan istilah dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh informasi, pengetahuan, dan bukti.

Tugas Dokumentasi

  • Layanan dukungan dokumentasi.
  • Publikasikan dokumentasi publikasi majalah.
  • Mengadakan konferensi konferensi ilmiah.
  • Mempromosikan pengembangan sains.
  • Membuat dan mengembangkan metode pemrosesan dokumen.
  • Membuat dan mengembangkan katalog.
Baca Juga:  Contoh Soal Analogi

Kegiatan kewajiban dan dokumentasi.

Tugas Dokumentasi

  • Temukan dan kumpulkan materi
  • Membuat catatan pada dokumen dan memprosesnya.
  • Publikasikan dan bagikan dokumen yang diperlukan.
  • Presentasi atau presentasi

Jenis Dokumentasi

Dokumentasi terdiri dari beberapa jenis, yang meliputi:

  1. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
  • Dokumen sastra seperti buku, majalah dan film.
  • Dokumen perusahaan, seperti patung, fosil, dll.
  • Dokumen pribadi seperti surat bisnis, surat resmi, laporan.
  1. Jenis dokumen berdasarkan fungsinya.
  • Dokumen dinamis, adalah. Dokumen yang digunakan langsung saat melakukan pekerjaan kantor.
  1. Jenis dokumen menurut seni.
  • Dokumen fisik adalah dokumen fisik dalam bentuk dokumen.
  • Dokumen intelektual terkait dengan tujuan, subjek, sumber, metode distribusi, metode akuisisi, keaslian dokumen, dll.
  1. Jenis dokumen sesuai dengan dokumentasi.
  • Dokumen primer seperti paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Dokumen sekunder, biasanya dokumen sekunder, disebut dokumen bibliografi.
  • Dokumen tersier, seperti B.: Buku, buku teks untuk literatur.

Baca Juga:

Demikianlah penjelasan tentang Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Tujuan, Jenis dan Kegiatannya diatas semoga dapat berguna dan bermanfaat untuk teman teman sekalian. Terima Kasih.