Kuliahpendidikan.com – Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, dan fungsinya yang akan kita bahas seperti yang ada dibawah ini.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Untuk dapat memahami pengertian tentang administrasi perkantoran ada beberapa definisi administrasi perkantoran yang dikemukakan para ahli seperti yang ada dibawah ini :
- George Terry
Menurut pendapat George Terry yang telah mengemukakan nya bahwa suatu perencanaan, pengorganisasian serta pengendalian pekerjaan pada sebuah perkantoran dan juga menjadi penggerak pada mereka yang menjalankan tugasnya agar tercapai tujuan yang telah di tetapkan.
- Edwin Robinson dan William Leffingwell
Edwin Robinson dan William Leffingwell berpendapat bahwa turunan pada sebuah ilmu dan juga seni manajemen yang sangat berkaitan erat dengan operasional tugas kantor secara tepat.
- Suparjati
Menurut Suparjati pengertian Administrasi perkantoran iyalah suatu proses kerja sama dalam sebuah lingkup kantor agar mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan menggunakan fungsi manajemen.
- Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran mamiliki fungsi untuk melaksanakan suatu komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan dengan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang tealah disebutkan diatas pada pengertian diatas, umum nya tujuan dari proses manajemen perkantoran ini iyalah agar tujuan suatau perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.
- Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
- Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
- Psikologis; memberikan kepuasan.
Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:
- Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
- Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
- Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
- Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
- Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
- Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggung jawab atas perencanaan kerja para pegawai, pengawasan pegawai, dan juga meminta pengadaan sarana serta prasarana yang dibutuhkan atau perbaikan peralatan kantor yang telah ada.
Berikut ini adalah Ruang Lingkupnya antara lain sebagai berikut:
- Aktivitas Kantor
Terdapat Beberapa aktivitas kantor yang ada dalam ruang lingkupnya antara lain sebagai berikut :
- Perencanaan Perkantoran (office planning)
- Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
- Pengarahan Perkantoran (office actuating)
- Pengawasan Perkantoran (office controlling)
- Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Terdapat Beberapa sarana dan juga fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkupnya iyalah sebagai berikut:
- Lokasi kantor
- Gedung
- Peralatan
- Interior
- Mesin-Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada lima fungsi administrasi dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:
- Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
- Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
- Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.
Ruang Lingkup administrasi kantor
Ruang lingkup administrasi kantor meliputi kegiatan kantor dan tempat kerja kantor. Pertimbangkan diskusi berikut:
Kegiatan kantor
Kegiatan kantor di masing-masing perusahaan satu sama lain. Semakin lengkap tujuan perusahaan, semakin besar pula aktivitas kantor. Kegiatan pekerjaan kantor umumnya terdiri dari kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan kantor, organisasi kantor, operasi kantor, dan kegiatan kontrol kantor (OV), yang sering disingkat POAC. Lihat deskripsi di bawah ini untuk lebih jelasnya:
- Perencanaan kantor (office planning)
Dalam perencanaan kantor, arah kegiatan kantor ditentukan dengan memeriksa faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian tujuan kantor.
Perencanaan kantor, yang meliputi:
- Perencanaan bangunan
- Tata letak kantor
- Pencahayaan / cahaya
- Ventilasi
- Peralatan dan perabot kantor.
- Anggaran kantor
- kualitas standar kerja,
- Sistem informasi dan telekomunikasi.
- Organisasi kantor (organisasi kantor)
Organisasi kantor mendefinisikan berbagai fungsi organisasi dengan para pelaksana melakukan fungsi-fungsi organisasi, termasuk:
- Pembagian tugas dan pekerjaan menjadi lebih efisien dalam organisasi bisnis.
- Menjaga hubungan kerja yang baik dengan atasan atau bawahan.
- Penyediaan peralatan / peralatan yang sesuai, tergantung pada jenis pekerjaan, untuk memfasilitasi pekerjaan bagi karyawan.
- Alamat kantor (Kinerja kantor)
Briefing kantor adalah kegiatan untuk memaksimalkan efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan tujuan dan sasaran yang diberikan dan untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Kebijakan kantor meliputi:
- Gunakan teknik yang efektif untuk memantau bawahan.
- Gunakan teknik yang efektif untuk memotivasi bawahan.
- Membantu karyawan memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan di tempat kerja.
- Integrasi visi dan misi karyawan dan organisasi.
- Desain saluran komunikasi yang efektif dengan karyawan sehingga komunikasi antara atasan dan bawahan berjalan dengan lancar.
- Gunakan tolok ukur yang adil ketika memberikan upah kepada karyawan.
Pengawasan kantor
Pengawasan kantor berarti memastikan bahwa sasaran dan hal-hal yang direncanakan memenuhi harapan atau sasaran. Tugas pengawasan kantor meliputi:
- Penggunaan peralatan kantor dan furnitur.
- Metode dan standardisasi pekerjaan kantor.
- Kualitas pekerjaan kantor.
- Layanan kantor
- Waktu
- Biaya kantor
Fasilitas kantor
Seperti dijelaskan di atas, kantor adalah semua ruang dalam sebuah bangunan. Ketika kegiatan administrasi atau manajerial dan berbagai tugas resmi lainnya dilakukan. Ketika pemahaman tentang “kantor” ini berkembang, itu berarti “kantor dan semua fasilitas terkait,” yaitu, lokasi kantor, bangunan, peralatan, interior, dan mesin kantor. Lihat deskripsi di bawah ini untuk lebih jelasnya:
- lokasi kantor
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menentukan lokasi kantor meliputi:
- Faktor keamanan
- Faktor lingkungan
- Faktor harga
- Gedung
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menentukan bangunan meliputi:
- Bangunan menjamin keselamatan dan kesehatan karyawan.
- Bangunan memiliki fasilitas yang memadai.
- Harga konstruksi yang komprehensif diimbangi oleh biaya dan keuntungan.
- Peralatan
Perangkat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sebagai berikut
- Perabot kantor (perabot kantor) seperti meja, kursi, rak, laci, dll., Terbuat dari kayu, besi atau bahan lain yang berperan penting di setiap kantor.
- Persediaan kantor seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan bahan habis pakai lainnya.
- Interior
Interiornya adalah tatanan perabot kantor / peralatan yang mendukung pelaksanaan pekerjaan di ruang kantor seperti pencahayaan, ventilasi, plafon, jendela dan dekorasi kantor.
- mesin kantor
Ketika merencanakan kegiatan kantor, perencanaan untuk mesin kantor juga harus dirumuskan. Ini disesuaikan dengan proses kerja, metode kerja, dan persyaratan interior.
Demikian lah penjelasan tentang Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, dan fungsinya yang telah dibahas seperti yang ada di atas, semoga dapat bermanfaat untuk teman teman sekalian. Terima kasih.